SESI 3 · 60 MINIT

AI untuk Pentadbiran &
Automasi Tugasan Pejabat

Gunakan Google Gemini untuk membantu menghasilkan dokumen, menyusun tindakan, memahami maklumat dan mempermudah aliran kerja pentadbiran.

  • Dokumen rasmi dan laporan
  • Minit, tindakan dan perancangan
  • Automasi aliran kerja berulang
Lihat 9 Latihan →Buka Google Gemini ↗
Pentadbir sekolah bekerjasama menggunakan AI
DokumenSurat, laporan dan kertas kerja
MesyuaratCatatan, minit dan tindakan susulan
PerancanganGaris masa, checklist dan pemantauan
AutomasiKerja berulang dengan semakan manusia
SEBELUM ANDA MULA

Gunakan data rekaan atau dinyahidentiti

Jangan masukkan nama penuh, nombor pengenalan, alamat, nombor telefon atau maklumat sensitif. Semak fakta dan pastikan keputusan akhir dibuat oleh manusia.

SemakEditSahkanSimpan
9 LATIHAN · 3 FASA

Daripada dokumen mudah kepada aliran kerja menyeluruh

Latihan disusun berperingkat. Sebahagian dibuat bersama semasa sesi; selebihnya boleh diteruskan secara kendiri.

Cadangan 60 minit3.1 → 3.2 → 3.4 → 3.5 → 3.9
Latihan 3.3, 3.6, 3.7 dan 3.8 boleh diteruskan selepas sesi.
FASA 1

Bina Dokumen

Mulakan dengan hasil yang mudah dilihat dan disemak.

3.1Surat Rasmi dengan AI

Maklumat asas → draf surat rasmi.

Buat Bersama 3.2Laporan Program Sekolah

Catatan program → laporan tersusun.

Buat Bersama 3.3Kertas Kerja Program

Idea program → kertas kerja sistematik.

Latihan Kendiri
FASA 2

Susun & Tindak

Tukar maklumat mentah kepada keputusan dan tindakan yang boleh dipantau.

3.4Catatan kepada Minit

Nota ringkas → minit mesyuarat.

Buat Bersama 3.5Minit kepada Pelan Tindakan

Keputusan → tindakan, pegawai dan tarikh.

Buat Bersama 3.6Satu Maklumat, Pelbagai Format

Satu fakta → e-mel, WhatsApp dan pengumuman.

Latihan Kendiri
FASA 3

Integrasi & Automasi

Gunakan AI untuk memahami sumber, merancang kerja dan memperbaiki proses berulang.

3.7Dokumen kepada Ringkasan Tindakan

PDF → ringkasan eksekutif dan jadual tindakan.

Jika Sempat 3.8Perancangan & Senarai Semak

Maklumat program → garis masa dan checklist.

Latihan Kendiri 3.9Automasi Aliran Kerja Pentadbiran

Input → AI → semakan → output → tindakan.

Cabaran Akhir
3.1
FASA 1 · BUAT BERSAMA

Membina Surat Rasmi dengan AI

⌄

Senario contoh

Program Hari Keluarga Sekolah

  • Tarikh: 15 Jun 2026
  • Masa: 8.00 pagi - 12.00 tengah hari
  • Tempat: Dewan Sekolah
  • Penerima: Ibu bapa dan penjaga
  • Tujuan: Mengeratkan hubungan sekolah dan keluarga

Hasil yang diharapkan

Draf surat rasmi yang mempunyai tujuan, maklumat program, tindakan penerima dan penutup yang sesuai.

✓ Fakta tepat   ✓ Format rasmi   ✓ Nada profesional

Prompt sedia salin

Anda ialah pembantu pentadbiran sekolah. Sediakan draf surat rasmi berkaitan Program Hari Keluarga Sekolah untuk ibu bapa dan penjaga. Program diadakan pada 15 Jun 2026, 8.00 pagi hingga 12.00 tengah hari di Dewan Sekolah. Tujuan program ialah mengeratkan hubungan sekolah dan keluarga. Gunakan bahasa Melayu baku, formal dan profesional. Jangan mereka nama, nombor rujukan atau fakta. Tandakan maklumat yang belum lengkap dengan [PERLU DIISI].
Semak sebelum digunakanTujuan & penerima jelasTarikh, masa & tempat tepatTiada fakta direkaKelulusan manusia
3.2
FASA 1 · BUAT BERSAMA

Membina Laporan Program Sekolah

⌄

Catatan program

Program Hari Keluarga Sekolah telah berlangsung pada 15 Jun 2026 di Dewan Sekolah. Seramai 320 orang hadir terdiri daripada murid, ibu bapa dan warga sekolah. Aktiviti utama ialah sukaneka keluarga, pameran murid dan sesi perkongsian. Penyertaan sangat baik. Isu utama ialah ruang pendaftaran sesak pada awal program. Cadangan: tambah kaunter pendaftaran dan papan tanda pada program akan datang.

Hasil yang diharapkan

Laporan dengan tajuk, tarikh, tempat, objektif, kumpulan sasaran, aktiviti, pencapaian, isu, cadangan dan rumusan.

Prompt sedia salin

Berdasarkan catatan program yang diberikan, sediakan draf laporan program sekolah. Susun kepada tajuk program, tarikh, tempat, objektif, kumpulan sasaran, aktiviti, pencapaian, isu, cadangan penambahbaikan dan rumusan. Gunakan hanya maklumat yang diberikan. Jika sesuatu maklumat tidak tersedia, tulis [MAKLUMAT DIPERLUKAN].
Semak hasilBilangan peserta tepatPencapaian tidak dibesar-besarkanIsu dan cadangan dipisahkanFakta sama dengan catatan
3.3
FASA 1 · LATIHAN KENDIRI

Membina Kertas Kerja Program

⌄

Maklumat contoh

  • Nama: Program Kecemerlangan Akademik Tahun 6
  • Sasaran: 80 murid Tahun 6
  • Tarikh: 26 September 2026
  • Tempat: Dewan Sekolah
  • Aktiviti: Teknik menjawab, motivasi, klinik mata pelajaran
  • Anggaran perbelanjaan: RM1,200

Cabaran kendiri

Minta AI menghasilkan struktur kertas kerja, tetapi pastikan AI tidak mereka nama pegawai, kewangan atau kelulusan.

Prompt sedia salin

Anda ialah pembantu perancangan program sekolah. Berdasarkan maklumat yang diberikan, sediakan draf kertas kerja bagi Program Kecemerlangan Akademik Tahun 6. Susun kepada Pengenalan, Rasional, Objektif, Kumpulan Sasaran, Tarikh dan Tempat, Cadangan Aktiviti, Tentatif, Jawatankuasa, Anggaran Perbelanjaan dan Penutup. Gunakan maklumat berikut: 80 murid Tahun 6; 26 September 2026; Dewan Sekolah; aktiviti Teknik Menjawab, Motivasi dan Klinik Mata Pelajaran; anggaran perbelanjaan RM1,200. Jangan mereka nama pegawai atau kelulusan. Gunakan [UNTUK DILENGKAPKAN] bagi maklumat yang belum diberikan.
3.4
FASA 2 · BUAT BERSAMA

Catatan kepada Minit Mesyuarat

⌄

Catatan mesyuarat

Mesyuarat Jawatankuasa Hari Terbuka, 15 September 2026, 2.30 petang, Bilik Mesyuarat. Diputuskan pendaftaran bermula 8.00 pagi. Puan Aisyah mengurus pendaftaran. Encik Rahman menyediakan tempat. Encik Kumar menyediakan peralatan ICT. Hebahan kepada ibu bapa perlu dihantar sebelum 25 September 2026. Semua persediaan perlu selesai sebelum 1 Oktober 2026. Perkara susun atur tempat perlu disahkan semula oleh penyelaras.

Hasil yang diharapkan

Minit yang membezakan Perbincangan, Keputusan dan Tindakan. Perkara yang tidak jelas mesti ditanda untuk pengesahan.

Prompt sedia salin

Anda ialah pembantu urus setia mesyuarat sekolah. Berdasarkan catatan mesyuarat yang saya berikan, sediakan draf minit mesyuarat. Bagi setiap perkara, bezakan antara Perbincangan, Keputusan dan Tindakan. Nyatakan pegawai bertanggungjawab dan tarikh akhir hanya jika dinyatakan. Jangan mereka keputusan yang tidak dibuat. Gunakan [UNTUK DISAHKAN] bagi perkara yang tidak jelas.
Semak minitKeputusan tidak direkaPegawai disokong catatanTarikh akhir tepatPerkara kabur ditandakan
3.5
FASA 2 · BUAT BERSAMA

Minit kepada Pelan Tindakan

⌄
Gunakan output Latihan 3.4Jadikan minit sebagai sumber untuk tindakan susulan

Prompt sedia salin

Berdasarkan minit mesyuarat berikut, ekstrak semua perkara yang memerlukan tindakan. Susunkan dalam jadual dengan lajur Bil., Tindakan, Pegawai Bertanggungjawab, Tarikh Akhir, Status dan Bukti Penyelesaian. Jangan tambah tindakan, pegawai atau tarikh yang tidak terdapat dalam minit. Jika tidak dinyatakan, tulis “Tidak dinyatakan”.
Jadual tindakan perlu adaTindakanPegawaiTarikh akhirStatus & bukti
3.6
FASA 2 · LATIHAN KENDIRI

Satu Maklumat, Pelbagai Format

⌄

Fakta induk

Program Hari Terbuka Sekolah akan diadakan pada 3 Oktober 2026, 8.00 pagi hingga 1.00 petang di SK Seri Bahagia, Benut. Sasaran ialah ibu bapa dan penjaga. Aktiviti termasuk pameran murid, sesi pertemuan guru dan taklimat sekolah.

E-mel rasmiWhatsAppPengumuman

Prompt sedia salin

Gunakan maklumat yang sama untuk menghasilkan tiga versi komunikasi: (1) e-mel rasmi kepada guru, (2) mesej WhatsApp maksimum 100 patah perkataan dan (3) pengumuman ringkas kepada ibu bapa. Pastikan tarikh, masa, tempat dan tindakan kekal sama. Sesuaikan format dan nada mengikut saluran komunikasi. Jangan tambah fakta baharu.
3.7
FASA 3 · JIKA SEMPAT

Dokumen kepada Ringkasan Tindakan

⌄
PDF
DOKUMEN LATIHAN · DATA REKAAN

Panduan Dalaman Program Sekolah 2026

Muat naik fail ini ke Gemini dan minta ringkasan serta tindakan yang perlu diambil.

Muat Turun PDF ↓

Prompt sedia salin

Ringkaskan dokumen yang saya lampirkan untuk kegunaan pentadbir sekolah. Kenal pasti tujuan, perkara utama, tarikh penting, tindakan yang perlu dilakukan, pegawai yang terlibat dan dokumen yang perlu disediakan. Susunkan kepada Ringkasan Eksekutif dan Jadual Tindakan. Gunakan hanya maklumat daripada dokumen. Jika sesuatu maklumat tidak dinyatakan, tulis “Tidak dinyatakan dalam dokumen”.
Gunakan ringkasan sebagai panduan. Dokumen asal masih menjadi sumber rujukan utama.
3.8
FASA 3 · LATIHAN KENDIRI

Perancangan dan Senarai Semak Program

⌄

Maklumat program

Program Hari Terbuka: 3 Oktober 2026. Rahman - tempat. Aisyah - pendaftaran. Kumar - ICT. Hebahan ibu bapa sebelum 25 September. Semua persediaan selesai sebelum 1 Oktober.

Output

Jadual persediaan dengan Bil., Tindakan, Pegawai, Tarikh Akhir, Status dan Catatan.

Prompt sedia salin

Berdasarkan maklumat program berikut, bina pelan persediaan dalam jadual dengan lajur Bil., Tindakan, Pegawai, Tarikh Akhir, Status dan Catatan. Susun tindakan mengikut urutan masa dan kebergantungan. Jangan mereka pegawai atau tarikh. Jika maklumat belum diberikan, tandakan [PERLU DITETAPKAN].
3.9
FASA 3 · CABARAN AKHIR

Automasi Aliran Kerja Pentadbiran

⌄
1InputE-mel / borang / nota
→
2AISusun / ringkas / jana draf
→
3SemakanManusia semak fakta
→
4OutputDokumen / jadual
→
5TindakanEdar / pantau / simpan

Contoh proses berulang

Menerima permohonan aktiviti daripada guru → menyemak maklumat asas → menyediakan ringkasan untuk pentadbir → menyediakan e-mel maklum balas → menyimpan rekod akhir.

Cabaran anda

Pilih satu rutin pentadbiran di bawah, muat turun fail contoh dan gunakan AI untuk menukar data kepada output yang boleh terus disemak dan diambil tindakan.

SAMPEL DATA REKAAN

Pilih satu rutin pentadbiran untuk dicuba

Fail disediakan dalam beberapa format supaya peserta boleh mencuba cara AI bekerja dengan dokumen, spreadsheet dan slaid.

5 pilihan
DOCX
Catatan Mesyuarat MingguanRutin: catatan → minit → tindakanHasil dicadang: draf minit + jadual tindakan
Muat turun ↓ XLSX
Kehadiran MuridRutin: data harian → ringkasan pemantauanHasil dicadang: pola, isu dan tindakan susulan
Muat turun ↓ XLSX
Pemantauan Persediaan ProgramRutin: status → keutamaan → peringatanHasil dicadang: status risiko + e-mel peringatan
Muat turun ↓ DOCX
Maklum Balas Ibu BapaRutin: respons → tema → penambahbaikanHasil dicadang: tema, isu berulang dan prioriti
Muat turun ↓ PPTX
Taklimat Status ProgramRutin: slaid status → ringkasan pengurusanHasil dicadang: keputusan, tindakan dan susulan
Muat turun ↓
Cadangan fasilitator: Minta setiap kumpulan memilih fail yang berbeza. Bandingkan bagaimana jenis input yang berlainan menghasilkan aliran kerja dan output yang berlainan.

Prompt sedia salin

Anda membantu saya menambah baik satu rutin pentadbiran sekolah. Gunakan fail yang saya lampirkan sebagai SUMBER UTAMA. 1) Kenal pasti input dan tujuan rutin ini. 2) Cadangkan Tugasan AI yang sesuai. 3) Nyatakan Semakan Manusia yang wajib dibuat. 4) Hasilkan Output yang boleh terus digunakan atau disemak. 5) Cadangkan Tindakan Seterusnya dan cara menyimpan rekod. Jangan tambah fakta yang tiada dalam fail. Jangan buat keputusan atau kelulusan bagi pihak pentadbir. Tandakan maklumat yang belum pasti sebagai [PERLU DISAHKAN].
AI membantu. Anda menentukan.Automasi yang baik menjimatkan masa tanpa menghilangkan semakan, tanggungjawab dan keputusan manusia.
SELESAI SESI 3

Bawa satu aliran kerja kecil kembali ke sekolah

Simpan prompt yang berjaya, uji pada data selamat dan dokumentasikan semakan manusia.

← Kembali ke Utama
Prompt disalin