SESI 4 · DOKUMEN & KOMUNIKASI
Tukar minit yang telah dinyahpengenal kepada keputusan, pemilik tindakan, tarikh akhir, komunikasi susulan dan agenda berikutnya.
ARAHAN
Bertindak sebagai urus setia mesyuarat Fakulti Komputeran UTM. Semak minit sebelum memproses. Kenal pasti nama, nombor staf/pelajar, e-mel, telefon, isu tatatertib, kesihatan, kewangan atau maklumat sensitif. Cadangkan [PEGAWAI A], [PELAJAR B] dan [UNIT C]. Jangan ulang data sensitif. Berhenti jika risikonya tinggi.
Gunakan minit selamat. Ekstrak tajuk agenda, ringkasan perbincangan, keputusan rasmi, cadangan belum diputuskan, perkara berbangkit dan maklumat tidak jelas. Hasilkan jadual dengan lokasi bukti agenda/perenggan. Jangan menukar cadangan menjadi keputusan. Tandakan [PERLU DISAHKAN].
Tukarkan keputusan kepada ACTION TRACKER: ID, tindakan spesifik, hasil serahan, pemilik peranan, penyokong, tarikh mula, tarikh akhir, kebergantungan, risiko, status dan sumber bukti. Jangan mereka pemilik atau tarikh. Gunakan [PERLU DISAHKAN]. Setiap tindakan mesti bermula dengan kata kerja dan boleh disahkan siap.
Berdasarkan ACTION TRACKER disahkan, sediakan e-mel rasmi, mesej WhatsApp ringkas dan peringatan individu. Nyatakan mesyuarat, tindakan, tarikh akhir, kaedah kemas kini dan saluran pertanyaan. Nada profesional, tiada ancaman dan tiada maklumat sensitif.
Sediakan agenda berdasarkan perkara berbangkit dan ACTION TRACKER: pengesahan minit, status tindakan, keputusan baharu, risiko/halangan, perkara lain dan penutup. Bagi setiap item, nyatakan tujuan, pembentang mengikut peranan, masa cadangan, dokumen diperlukan dan keputusan diminta.
Audit ringkasan, keputusan, tracker, komunikasi dan agenda terhadap minit asal. Pastikan setiap keputusan mempunyai bukti, cadangan tidak menjadi keputusan, data sensitif tiada dan pemilik/tarikh tidak direka. Hasilkan matriks LULUS/TIDAK LULUS dengan isu, bukti, pembetulan dan perkara yang mesti disahkan urus setia.